Qu’est-ce que la planification des ressources humaines ?
La planification des ressources humaines est un processus qui regroupe des étapes de court, moyen et long terme et qui a pour objectif d’assurer l’adéquation entre les ressources humaines d’une organisation et les activités que celle-ci doit réaliser. La planification des ressources humaines permet de déterminer le bon nombre d’employés (dimensionnement d’effectifs), avec les bonnes compétences (GPEC, gestion de la polyvalence) et présents au bon moment (gestion de la saisonnalité et des vacances, construction de plannings prévisionnels). C’est un processus qui est soumis à de nombreuses règles (législation du travail, accords d’entreprise) et qui doit tenir compte des attentes du personnel (rythme de travail, préférences individuelles, rémunération). Elle nécessite d’avoir une bonne connaissance de l’activité qui doit être réalisée par l’organisation (prévisions d’activité à court, moyen et long terme).
Quels sont les enjeux (et bénéfices) de la planification des ressources humaines ?
Les enjeux de la planification des ressources humaines sont multiples :
- Maintenir une qualité de service au plus haut niveau : en disposant du bon nombre d’employés, au bon moment et avec les bonnes compétences, en réduisant les perturbations liées au turn-over au sein des effectifs ;
- Être en conformité avec le cadre réglementaire : en veillant au respect de la législation du travail et des accords d’entreprise ;
- Fidéliser le personnel : en tenant compte des préférences du personnel, en conciliant le rythme de travail avec le rythme biologique des employés ;
- S’adapter aux évolutions de l’activité : en établissant un lien étroit entre prévisions d’activité et planification du personnel ;
- Maîtriser les coûts : en évitant le sureffectif, en éliminant les heures supplémentaires superflues, en fidélisant les employés ;
- Garantir un climat social apaisé : en intégrant le point de vue du personnel dans le processus de planification ;
- Être attractif sur le marché de l’emploi : en prenant en compte les préférences individuelles, en donnant une visibilité au personnel sur son planning, en tenant compte du rythme biologique des employés.
Quelles sont les étapes de la planification des ressources humaines ?
La planification des ressources humaines se décline en plusieurs étapes, allant du long terme au court terme, chaque étape du processus étant contrainte par les décisions prises à l’étape précédente :
- Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC) : dans des structures de taille importante qui ont une visibilité sur plusieurs années concernant l’évolution de leur activité ou qui font face à des changements structurels, il s’agit de piloter les politiques de recrutement, de formation, de promotion, de mutation et d’incitations au départ sur des horizons de temps de plusieurs années ;
- Planification budgétaire : sur un horizon d’une année, la planification budgétaire a pour but de dimensionner les effectifs nécessaires pour faire face à l’activité prévisionnelle et à ses variations saisonnières en tenant compte des départs à la retraite et du turn-over, d’arbitrer entre différents contrats de travail pour les embauches, de déterminer la meilleure manière d’utiliser les marges de manœuvre que permet l’annualisation du temps de travail et d’encadrer le positionnement des congés, tout en maîtrisant la masse salariale ;
- Planification prévisionnelle : de 6 mois à 1 an à l’avance, la planification prévisionnelle consiste à établir un planning type et des horaires types, en construisant par exemple un planning cyclique ou une grille de roulement ; cette étape est parfois sautée pour passer directement à la planification opérationnelle ;
- Planification opérationnelle : d’une semaine à 2 mois à l’avance, la planification opérationnelle a pour but de construire un planning nominatif dans lequel chaque employé connaît ses jours de travail et ses jours de repos, ainsi que ses horaires de travail et éventuellement les activités qu’il va effectuer chaque jour ; la précision d’un planning opérationnel, concernant notamment les tâches que chaque employé va réaliser, dépend de la manière dont l’organisation fonctionne ; dans les cas nécessitant une anticipation, l’affectation des tâches et des pauses est déterminée au moment de la construction du planning opérationnel ; dans les autres cas, ce travail est effectué le jour-même par les chefs d’équipe.
Lorsqu’on arrive au jour J, on quitte le monde de la planification (qui implique une certaine anticipation) pour passer dans celui de la régulation (dans lequel on réagit aux événements et aux aléas opérationnels).
Quelle est l’utilité d’un outil de planification des ressources humaines en entreprise ?
Un outil de planification des ressources humaines permet de répondre à une ou plusieurs des problématiques que regroupe ce processus : gestion des emplois et des compétences (GPEC), planification budgétaire, planification prévisionnelle, planification opérationnelle… ; l’intérêt d’un tel outil est multiple :
- Structurer une problématique : l’outil réunit tous les éléments et tous les leviers permettant de répondre au mieux à une problématique de planification RH ;
- Capitaliser un savoir-faire : l’outil permet de formaliser des connaissances qui sont parfois dans la tête d’une ou deux personnes seulement, ce qui rend ces connaissances plus pérennes ;
- Uniformiser les pratiques : en fournissant un cadre de travail commun à tous les collaborateurs chargés d’une même problématique, l’outil permet d’homogénéiser les façons de travailler et d’éviter des disparités de traitement entre les employés ;
- Travailler sur des données à jour : la mise en place d’un outil de planification des ressources humaines s’accompagne d’une réflexion sur son alimentation en données et sur son interfaçage avec d’autres outils de l’organisation, ce qui permet d’assurer que les données sont bien actualisées ;
- Disposer d’indicateurs et de KPI calculés automatiquement : un outil de planification des ressources humaines calcule des indicateurs et des KPI qui permettent de piloter au mieux la problématique traitée ;
- Visualiser graphiquement les résultats de la planification : l’outil propose des graphiques pour mieux appréhender les résultats de la planification ;
- Simuler différents scénarios : l’outil permet de jouer sur différents leviers, de tester la mise en place de nouvelles règles au sein de l’organisation et de comparer les différents résultats entre eux ;
- Aider à la construction de solutions : si l’outil est doté d’un moteur d’optimisation, alors il est en mesure de proposer aux utilisateurs des solutions de grande qualité en un temps souvent beaucoup plus court que des solutions construites à la main ;
- Bénéficier du support d’experts : dans le cadre d’un contrat de maintenance, les utilisateurs de l’outil peuvent profiter de l’expertise des concepteurs de l’outil pour en exploiter pleinement les capacités.
Quel est l’intérêt d’intégrer la planification de scénarios à la planification des ressources humaines ?
Pouvoir étudier des scénarios différents dans le cadre de la planification des ressources humaines présente plusieurs avantages :
- Modéliser l’incertain : planifier, c’est se projeter dans l’avenir qui par définition est incertain ; pour pouvoir faire une bonne planification des ressources humaines, il faut notamment disposer de prévisions sur l’évolution de l’activité exercée par l’organisation ; or l’évolution de l’activité peut dépendre de nombreux facteurs que ne maîtrise pas toujours l’organisation ; pouvoir prendre en compte plusieurs scénarios d’évolution de l’activité et en déduire les impacts sur les ressources humaines, c’est être mieux préparé à affronter l’avenir ;
- Tester l’impact de nouvelles règles de planification : lorsque la législation du travail évolue ou quand de nouveaux accords d’entreprise sont en discussions, il est très utile de pouvoir tester, via l’utilisation de scénarios, la mise en place de nouvelles règles de planification pour en mesurer l’impact sur le personnel et sur l’organisation dans son ensemble ;
- Tester une modification dans l’organisation : plus largement, quand une modification significative intervient dans l’organisation (introduction de plus de polyvalence, plusieurs hypothèses de réorganisation, recours à de nouveaux contrats de travail…), il est intéressant de pouvoir explorer, via des scénarios, l’impact que ces changements vont entraîner sur la planification du personnel.
Quel est le savoir-faire d’EURODECISION en matière de planification des ressources humaines ?
Au travers de dizaines de projets de planification en Ressources Humaines menés au cours des trente dernières années dans des secteurs d’activité variés, EURODECISION a acquis une expérience solide et une expertise métier étendue. Nous avons capitalisé notre savoir-faire dans un ensemble de briques algorithmiques permettant de répondre à des questions diverses sur l’ensemble de l’horizon de décision. Nous accompagnons nos clients en réalisant des missions d’AMOA, de conseil ou de mise en œuvre d’outils.
Quels sont les domaines d’expertise d’EURODECISION en termes de planification des ressources humaines ?
L’expertise métier d’EURODECISION s’étend aux principaux domaines de l’organisation du personnel et de planification des ressources humaines :
Construction de planningsDimensionnement des effectifsPlanification budgétaireGestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC)Organisation et planification des interventions des équipes mobilesOptimisation de la mobilité locale
Par ailleurs, l’analyse de données et l’intelligence artificielle (data science) permettent de traiter des problématiques connexes comme par exemple :
- Réduction des inégalités de salaires entre hommes et femmes
- Anticipation du nombre d’absents jour par jour, pour en tenir compte dans la planification
- Réduction de l’absentéisme en identifiant les causes pour pouvoir mettre des actions en place
- Prévision des risques de départ sur des postes clés
- Prévision de l’accidentologie.
Comment EURODECISION se positionne-t-elle par rapport à des sociétés de conseil et des éditeurs ?
EURODECISION est spécialisée en mathématiques décisionnelles, discipline que nous appliquons à des métiers. Nos consultants ont ainsi une double compétence leur permettant de proposer des solutions adaptées à vos besoins. Nous avons développé une offre logicielle qui s’appuie sur des composants d’optimisation métier très flexibles et paramétrables pour répondre à la diversité des problématiques rencontrées.
Quelles sont, selon EURODECISION, les règles d’or pour un projet de planification des ressources humaines ?
Frédéric Fabien, Responsable du pôle Planification des RH, travaille depuis plus de 20 ans sur ce sujet. Il a souhaité partager son expérience dans un livre blanc intitulé « Les 12 règles d’or d’un projet de planification RH » que nous vous invitons à télécharger.
